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Perguntas Frequentes Módulo Almoxarifado

FAQ com perguntas e respostas sobre o módulo



Perguntas mais Frequentes - Almoxarifado

  1. O que fazer quando o almoxarife tenta atender uma requisição de material e o sistema informa: “não foram encontrados materiais com os parâmetros informandos”?
    • Faça uma consulta pelo material no sistema através dos Portal Administrativo → Requisições → Material → Catálogo → Consulta de Materiais. Caso não encontre o material desejado é importante que o usuário entre em contato com o Departamento de Material e Patrimônio (DMP), pois nesta unidade são feitos todos os procedimentos de ativação e desativação de todos os materiais.
  2. cadastrei uma requisição e agora estou querendo fazer a alteração do atendimento, pois atendi uma quantidade a mais de um material. O que fazer ?
    • O almoxarife deve acessar o Sipac → Módulos → Almoxarifado → Requisições → Alterar Atendimento. O usuário informa o número da requisição e clica em buscar, nesse momento, serão exibidos os materiais da requisição, com a quantidade solicitada e a quantidade atendida. Ele deve clicar no ícone de alterar Quantidade e o sistema mostra a tela de dados do material com o campo Nova Quantidade disponível para a alteração.
  3. Como fazer para adicionar no sistema o saldo mínimo que um determinado material deve ter?
    • O usuário deve seguir os passos : Sipac → Módulos → Almoxarifado → Estoque → Manutenção de estoque. Clicando nessa opção poderá ser selecionado o material desejado e em seguida, clicando no ícone Alterar, o sistema abrirá um campo onde poderá informar o saldo mínimo do material.
  4. Quando o almoxarifado setorial requisita material para o almoxarifado central, qual é o documento que eu irei utilizar para registrar a entrada deste material no meu estoque?
    • A nota de fornecimento é o documento utilizado para registrar a entrada de um material no estoque do almoxarifado setorial. O almoxarifado setorial acessa o sipac » almoxarifado » estoque » receber nota de fornecimento, e então, a requisição de material que foi feita do setorial para o central, aparece na listagem de nota de fornecimento, para que o seja registrada a entrada dos materiais no almoxarifado setorial.
  5. Existe algum relatório que informe sobre o atendimento das requisições enviadas ao almoxarifado?
    • Sim, é o relatório de atendimento de material. Basta que o usuário acesse Sipac → Módulos → Almoxarifado → Requisições → Relatórios–> Relatório de Atendimento. Informe o número e ano da requisição. Se a requisição tiver sido atendida pelo devido almoxarifado, o sistema mostra um relatório contendo código do material, denominação, a unidade de medida, quantidade, preço unitário e total.
  6. Ao emitir o RMA sintético, verificamos que 2 grupos o 3036 e o 3041 estão com saldo zerado no relatório citado, e além disso, são grupos que nosso almoxarifado não trabalha mais. o que fazer para remover esses grupos do relatório ?
    • O usuário deve entrar em contato com o DMP para que os grupos sejam DESASSOCIADOS do almoxarifado. Para fazer a desassociação, basta seguir os passos : CADASTRO → ALMOXARIFADO → LISTAR ALTERAR → ASSOCIAR GRUPO DE MATERIAL. Ao clicar nesse botão, os grupos que estão associados ao almoxarifado estarão logo abaixo, sendo necessário somente clicar no botão REMOVER para concluir a desassociação.
  7. Qual o procedimento deve ser realizado quando um almoxarife não consegue fazer a movimentação de um material (Saídas ou entradas no estoque), pois o sistema mostra mensagem de inconsistência de saldo do material entre RMA analítico e Relatório de estoque (Inventário) ?
    • Primeiramente, deve-se logar como o usuário, e em seguida copiar o código do material, e fazer a emissão do RMA analítico (SIPAC»Módulo almoxarifado » Relatórios» RMA Analítico) e relatório de estoque (SIPAC»Módulo almoxarifado » Relatórios»Inventário), e na sequência, fazer a comparação do saldo do material entre esses 2 relatórios. Se o saldo não estiver batendo, devemos solicitar ao almoxarife a informação da quantidade correta do material no estoque físico, e em seguida cadastrar uma tarefa informando os detalhes sobre a inconsistência
  8. Como faço para alterar a unidade de atendimento de um matérial, pelo almoxarifado?
    • O cadastro é feito no modulo ALMOXARIFADO, na aba de Requisições *Material/Requisições → Alterar Unidade de atendimento, ele vai pedir a relação entre a unidade recebida e a unidade que vai ser cadastrada .
  9. Sou do almoxarifado setorial, e identifiquei que uma nota de fornecimento vinda do almoxarifado central ainda está pendente de recebimento, mesmo eu já tendo recebido, e mesmo essa nota estando com o status FINALIZADA ATENDIMENTO. Isso é um erro?
    • Não. para verificar se essa nota de fornecimento foi realmente recebida, basta ir em SIPAC » almoxarifado » estoque » nota de fornecimento, em seguida clique no botão RECEBER da nota que você desconfia já ter feito o recebimento, na sequência, copie o código de um dos materiais da nota e vá em : SIPAC » almoxarifado » relatórios » movimentação por material, e consulte a movimentação para o material de código copiado, ou qualquer outro material da nota. Se NÃO houver entrada para esse material através dessa nota de fornecimento, significa que a nota não foi recebida no sistema. Em relação ao status FINALIZADA ATENDIMENTO, esse status é baseado no atendimento feito pelo almoxarifado central para essa requisição.
  10. O que fazer quando na troca de material em uma requisição de material, o sistema informa que não é possível trocar pois os materiais possuem unidadeas de medidas diferentes?
    • Mesmo sendo 2 materiais semelhantes, por exemplo caneta, o sistema só irá permitir a troca desses materiais na requisição se eles possuírem a mesma unidade de medida. Então, o usuário terá que alterar a unidade de atendimento do material e criar uma relação. Para fazer isso, o almoxarife deverá ir em almoxarifado » Alterar Unidade de Medida do Atendimento, em seguida selecionar o material desejado e alterar a unidade de medida criando a relação de por exemplo: 1 caixa tem 12 unidades. Ao fazer isso, é necessário ainda que a unidade seja alterada na opção MANUTENÇÃO DE ESTOQUE, na aba estoque do mesmo módulo. Ao concluir essa operação o material da requisição poderá ser trocado por esse que foi alterado, por possuírem a mesma unidade de medida.
  11. Para que serve a opção AUTORIZAR ATENDIMENTO na aba de requisições do módulo almoxarifado?
    • Através dessa opção, o almoxarife autoriza que determinada quantidade de materiais de uma requisição poderá ser atendida. O almoxarife poderá fazer essa autorização, a partir do momento que a requisição estiver aguardando autorização orçamentária do chefe da unidade, ou quando essa requisição for enviada. Um exemplo é : uma requisição foi enviada soliciando 30 unidades de um determinado material, então, o almoxarife poderá autorizar o atendimento de apenas 15. E no momento da autorização, irá aparecer uma nova coluna com as informações QUANTIDADE SOLICITADA, QUANTIDADE AUTORIZADA E ATENDER.
  12. Onde verifico a listagem de solicitações de cadastros de materiais no sistema?
    • Para verificas a lista de todas as solicitações de cadastro de materiais, basta ir em SIPAC » módulos » almoxarifado » cadastro » solicitação de cadastro de material. Nessa tela, o usuário responsável pelo cadastro de material poderá fazer a busca através de alguns critérios, como : todas as solicitações de cadastro, por péríodo e por grupo de material. Após fazer a busca o usuário poderá selecionar a opção de formato e impressão e um relatório com as solicitações desejadas será disponibilizado para impressão.
  13. Quem insere um almoxarifado como sendo : ALMOXARIFADO ORÇAMENTÁRIO?
    • Essa alteração no almoxarifado para deixá-lo como sendo orçamentário, é uma alteração feita por nós da diretoria de sistemas. Para isso, basta ir em SIPAC » MUDAR DE SISTEMA » CADASTRO » ALMOXARIFADO » LISTAR ALTERAR, na tela que segue, existe várias opções que podem ser alteradas e entre essas opções, está a de orçamentário SIM ou NÃO. MAS LEMBRANDO !!! Para que seja feita uma alteração desse tipo, algumas verificações devem ser feitas no sistema, e depois dessas verificações, precisamos ainda saber qual o usuário que está solicitando essa alteração. Depois disso, a alteração pode ser concluída.
  14. Cadastrei uma nota fiscal equivocadamente, e agora desejo removê-la no sistema, porém o sistema informa que não é possível remover a nota pois uma movimentação foi feita para um determinado material da nota após o cadastro da mesma. O que fazer?
    • Quando o usuário cadastra uma nota fiscal, e após o cadastro dessa nota, um dos ítens da nota tem uma saída registrada no sistema(seja através de requisição ou através de saída avulsa), o sistema bloqueia a remoção dessa nota no sistema, pois isso irá afetar o cálculo do preço médio do material. Para não permanecer com problemas, a diretoria de sistemas deve ser informada sobre o problema e um memorando deve ser enviado para a correção do caso.
  15. Uma requisição pode estar com o status FINALIZADA ATENDIMENTO sem ter itens atendidos ?
    • Sim. O almoxarife tem a opção, na hora do atendimento, de “continuar” o atendimento até confirmá-lo sem ter atendido nenhum item .
  16. Não está aparecendo o link para alteração de uma Nota Fiscal, o que pode ser isso ?
    • Uma NF só pode ser alterada por usuários com permissão para fazé-lo que sejam da mesma unidade daquele que cadastrou esta NF .
  17. O que é data de atesto? (campo de preenchimento da nota fiscal)
    • A data de atesto é utilizada para identificar o dia em que todos os materiais da nota foram recebidos. Uma forma de dar um “OK” para a nota fiscal.
  18. No cadastro de um almoxarifado (disponível em SIPAC → mudar de sistema → cadastro → almoxarifado → cadastrar), existe opção “ON LINE” onde é possível marcar SIM OU NÃO. O que significa essa opção “ON LINE” ?
    • Um almoxarifado pode ser cadastrado como on-line se for um almoxarifado que recebe as requisições sem precisar do envio do comprovante da requisição, pois o almoxarifado possui uma impressora, que ao ser feita uma requisição em um determinado setor, esta é impressa no próprio almoxarifado através dessa impressora.
  19. Estou tentando atender uma requisição (SIPAC → Módulo Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Atendimento de Requisições), porém no final do processo o sistema informa “Erro de Negócio - Já Existe um atendimento para um item dessa requisição”. O que está ocorrendo?
    • Essa requisição, provavelmente, já foi atendida, mesmo que a quantidade atendida seja 0. Nesse caso o almoxarife deve utilizar a opção “Alterar Atendimento” (SIPAC → Módulo Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Alterar Atendimento), assim ele poderá alterar a quantidade dos materiais atendidos.
  20. Quando é dado a entrada no material por uma unidade, porém ele vai ser dado saída de outra unidade do almoxarifado, como proceder?
    • O usuário deve utilizar a opção “Alterar undiade de atendimento” , Mod. almoxarifado »> Aba Requisições , e fazer a relação de [unidade cadastrada]/[unidade desejada], por exemplo se for feito uma mudança de milha para centena a relação que deve ser posta é 10, pois 1000/100 = 10 .
  21. Não consigo cadastrar uma nota fiscal no módulo Almoxarifado porque o sistema informa que “O valor total da nota fiscal é superior ao saldo do(s) empenho(s) inseridos”.
    • Nesse caso, verifque se o saldo do empenho associado à nota fiscal está zerado. Se estiver, isso indica que a liquidação do empenho foi realizada antes do recebimento da nota. Para cadastrá-la corretamente deve-se estornar a liquidação, cadastrar a nota e liquidar o empenho novamente.
  22. Eu sou do almoxarifado setorial, e fiz uma requisição de devolução de um material que chegou no meu estoque através de nota de fornecimento. O almoxarifado central já atendeu a requisição de devolução, porém o material continua aparecendo nos relatórios do meu almoxarifado, o setorial. O que devo fazer para dar baixa desse material no meu estoque? não deveria ser automático?“.
    • Nesse caso o procedimento de baixa no estoque não é automático, pois a DEVOLUÇÃO está sendo realizada de um almoxarifado para outro, quando o procedimento mais comum para requisições de devolução é de uma unidade para o almoxarifado. Para dar baixa no estoque do almoxarifado setorial, o almoxarife deverá registrar uma SAÍDA AVULSA e no campo justificativa informar que a saída está sendo realizada para dar baixa no estoque do almoxarifado setorial.
  23. Cadastrei uma nota fiscal no Sipac, mas os itens desta nota não aparecem no inventário.”.
    • Se a nota foi cadastrada pelo módulo de Liquidação de despesas, seus itens realmente não aparecem no inventário. Se for este o caso, deve-se estorná-la no módulo de Liquidação e recadastrá-la no módulo de Almoxarifado.
  24. Caso o usuário tente realizar uma requisição de material e apareça a mensagem A sua unidade não tem nenhum almoxarifado cadastrado.
    • O usuário deve acessar o caso de uso Sistema: SIPAC → Módulo: Cadastro → Menu Mudar Sistema → Cadastro → Almoxarifado → Listar/Alterar e realizar a associação de um almoxarifado na opção Associar Unidade.
  25. Para que serve o calendário contábil (relacionado ao módulo Almoxarifado)?
    • Permite que sejam alteradas notas fiscais, entradas e saídas avulsas de meses anteriores.
  26. É possível alterar dados de NF de períodos anteriores?
    • Pode, contando que nao haja entradas posteriores do material e desde que o calendário contábil esteja aberto.
  27. Ao cadastrar uma nota fiscal o sistema permitiu a continuidade do cadastro mesmo que o valor dos itens sejam superiores ao do empenho, fazendo com que o empenho fique negativo. Porque isso ocorre?
    • Isso é permitido somente para o gestor geral de almoxarifado e é utilizado em situações em que o gestor tem conhecimento de que o empenho será reforçado.

 

Fonte: https://docs.info.ufrn.br/doku.php?id=suporte:sipac:faq:almoxarifado

Criado em 21/03/2019 às 10:13 Visitas: 29