MEMO - Dúvidas frequentes
CTIC Memo
Como faço para acessar o Sistema de Ofícios Eletrônicos MEMO? É possivel acessar de fora da Ufopa?
O sistema Memo está disponível através do endereço https://memo.ufopa.edu.br/, ao acessar o Memo, a tela de login será exibida você deverá utilizar suas credenciais de usuário (Nome do usuário e Senha) que já são utilizadas para acessar os SIGs e após a validação do acesso, a interface inicial do Memo será exibida para você. O MEMO pode ser acessado de qualquer lugar com internet e não somente das dependências da Ufopa, sua interface tabém se adapta a qualquer dispositivel móvel.
Como cadastrar um órgão externo no MEMO ? É possível enviar um Ofício para orgãos externos a Ufopa?
O cadastro de órgão externo no Sistema de Ofícios Eletrônicos MEMO é de responsabilidade da coordenação de Arquivo e Protocolo e CIPROD.
A ferramenta de ofício é para a comunicação interna entre as unidades. Não é possível enviar ofício via sistema para instituições externas pois o órgão externo não tem acesso ao sistema MEMO, é importente entender que ele permite você escrever para um órgão externo, porém não vai tramitar.
Qualquer servidor pode assinar um ofício?
Somente o servidor responsável pela unidade poderá assinar um Ofício, ou seja se o usuário que criou o documento não possuir atribuição de chefia da unidade, o Ofício criado será enviado ao responsável escolhido no momento em que ele é cadastrado.
Durante o processo de assinatura, o Ofício vicará aguardando na "Caixa de Assinar", o responsável pela unidade deverá abrir e informar sua senha para realizar a assinatura e confirmar a autenticidade. Assim que todas as assinaturas necessárias forem coletadas, o documento é enviado para as unidades de destino. Caso alguma assinatura ainda esteja pendente, o ofício continuará aguardando a assinatura dos demais usuários.
O CTIC é responsável por atribuir permissão de recebimentos de ofícios nas unidades da Ufopa?
Não, todas as permissões necessárias realizadas dentro da Unidade deverão ser concedidas pelo responsável da Unidade.
Posso consultar um memorando criado no SIPAC através do MEMO ?
Não, o Memo NÃO TEM COMPATIBILIDADE com a funcionalidade de memorandos do SIPAC. Assim, os documentos já criados através do SIPAC não serão listados pelo Memo, bem como os documentos criados pelo Memo não serão listados pelo SIPAC. As consultas aos memorandos criados na funcionalidade do SIPAC antes da utilização do Memo devem continuar sendo realizadas pelo SIPAC.
Quando envio um ofício para outra unidade da Ufopa todos os servidores dessa unidade receberão ?
Após redigir um ofício, este será inicialmente recebido pelo responsável da unidade/setor. Ele assinará o documento antes de encaminhá-lo à unidade destino. Na unidade destino, o ofício será recebido pelos servidores autorizados, como o chefe, secretário e vice-chefe e/ou outros servidores com autorização.