Como posso ajudar?

A UFOPA disponibiliza uma solução institucional de formulários integrada à sua plataforma de colaboração digital. Esta ferramenta permite que docentes, pesquisadores, técnicos e gestores criem pesquisas, questionários e avaliações de forma simples, segura e totalmente controlada pela universidade. Diferentemente de soluções externas, todos os dados coletados permanecem armazenados nos servidores institucionais, garantindo privacidade e conformidade com as políticas de proteção de dados da UFOPA.

Casos de uso

O Forms pode ser empregado em diversas atividades administrativas e acadêmicas, tais como:

• - Aplicação de pesquisas internas voltadas à satisfação de servidores, discentes ou usuários de serviços de TI.

• - Coleta de informações administrativas, como solicitações de apoio técnico, atualização cadastral ou levantamentos internos.

• - Avaliações institucionais, contemplando diagnósticos de desempenho, feedback sobre eventos e processos de ensino-aprendizagem.

• - Formulários de pesquisa científica, possibilitando o registro e tratamento seguro de dados para estudos e projetos internos.

Esses usos reforçam o potencial do Forms como uma solução eficaz, segura e alinhada às necessidades de gestão digital e autonomia tecnológica nas instituições públicas e acadêmicas.

 

 

1 Acessando o Sistema de Formulários

 

O acesso à plataforma é realizado através da tela inicial do dashboard da nuvem institucional, em Formulários, que apresenta o menu lateral com a lista de todos os seus formulários criados e compartilhados com você.

 

                                                                                       Figura 1: Acesso aos formulários na nuvem uDrive

 

 

Nesta tela (Figura 1) você visualiza:

• - “Novo formulário”: Botão para iniciar a criação de um novo formulário.

• - “Seus formulários”: Lista de formulários que você criou e ainda estão ativos.

• - “Compartilhado com você”: Formulários que outros usuários da comunidade acadêmica compartilharam para colaboração.

• - Indicador de status: Ícones que mostram se o formulário está ativo, expirado, fechado ou arquivado.

 

2 Criando um Novo Formulário

 

Ao clicar no botão "Novo formulário", uma nova tela é apresentada (Figura 2) permitindo que você defina as informações básicas do seu formulário.

Você deverá preencher:

• - Título: Nome descritivo do seu formulário (ex.: "Pesquisa de Satisfação – Infraestrutura de TI").

• - Descrição: Campo de apoio que suporta formatação em Markdown, permitindo instruções detalhadas, contexto ou informações adicionais aos respondentes.

• - Informação sobre respostas: Texto que será exibido aos respondentes após completarem o formulário.

 

                                                                             Figura 2: Criando um Novo Formulário

 

 

3 Adicionando Perguntas ao Formulário

 

A plataforma oferece múltiplos tipos de perguntas para atender diferentes necessidades de coleta de dados (Figura 3 e 4). Os tipos disponíveis incluem:

• - Caixas de seleção (Checkboxes): Permite múltiplas respostas simultaneamente.

• - Botões de opção (Radio buttons): Apenas uma resposta pode ser selecionada.

• - Suspensa: Campo dropdown para seleção em listas extensas.

• - Arquivo: Permite que respondentes façam upload de documentos.

• - Resposta curta: Campo de texto com limite reduzido.

 

                                                                                               Figura 3:  múltiplos tipos de perguntas

 

 

                                                                                          Figura 4: Adicionando perguntas

 

 

4 Configurando os Requisitos das Perguntas

 

Durante a edição de cada pergunta, você tem controle total sobre seus comportamentos e restrições (Figura 5). As opções disponíveis permitem:

• - Obrigatoriedade: Marque para tornar a pergunta obrigatória — respondentes não poderão enviar o formulário sem preenchê-la.

• - Embaralhar opções: Altera a ordem das opções de resposta para evitar vieses de resposta.

• - Adicionar “outro”: Inclui uma opção aberta permitindo que respondentes insiram respostas não previstas.

• - Adicionar várias opções: Expande o número de alternativas disponíveis.

• - Nome técnico da pergunta: Campo para identificação interna (útil para integração com sistemas externos via API).

• - Copiar pergunta: Duplica a pergunta para reutilização com ajustes.

• - Excluir pergunta: Remove a pergunta do formulário.

 

                                                                             Figura 5: Requisitos das Perguntas

 

 

5 Visualizando a Estrutura do Formulário

 

Enquanto edita, você pode alternar entre diferentes modos para verificar como o formulário será apresentado aos respondentes (Figura 6). Os modos incluem:

• - “Visualizar”: Para ver o formulário exatamente como será apresentado aos respondentes.

• - “Editar”: Para inserir ou alterar perguntas.

• - “Resultados”: Para visualizar e exportar dados coletados.

 

                                              Figura 6: diferentes modos

 

6 Visualizando o Formulário Antes de Enviar

 

Antes de distribuir seu formulário, recomenda-se visualizá-lo completamente para garantir clareza e correto funcionamento (Figura 7). Esta visualização pré envio permite:

• - Testar navegação e fluxo das perguntas.

• - Verificar renderização de formatações e descrições.

• - Validar se perguntas obrigatórias estão marcadas corretamente.

• - Confirmar que não há erros de digitação ou lógica.

 

 

 

                                                              Figura 7: modo "visualizar"

 

 

7 Analisando os Resultados

Após coletar respostas, o sistema oferece visualização instantânea e intuitiva dos dados (Figura 8). A tela de resultados apresenta:

• - Resumo visual: Gráficos de barras e porcentagens para cada pergunta.

• - Contagem de respostas: Indicador do número total de respondentes.

• - Abas “Resumo” e “Respostas”:

- Resumo: Análise agregada e visualizações gráficas.

- Respostas: Lista detalhada de cada resposta individual (se não estiver configurado como anônimo).

• - Opções de gerenciamento: Criar planilhas, baixar dados, excluir respostas específicas.

 

                                                               Figura 8: mostra de resultados

 

 

8 Exportando Dados em Múltiplos Formatos

 

Uma das grandes vantagens da plataforma é a flexibilidade na exportação de dados. O sistema permite baixar resultados em diferentes formatos para análise posterior (Figura 9). Opções disponíveis:

• - CSV: Formato universal compatível com Excel, Google Sheets e ferramentas de análise.

• - ODS: Formato nativo do LibreOffice (software livre).

• - XLSX: Formato Microsoft Excel com suporte a formatação avançada.

Os dados exportados mantêm a estrutura original, permitindo análises estatísticas, gráficos personalizados e integração com outros sistemas da universidade.

                                       Figura 9: exportar dados

 

 

 

9 Compartilhando Formulários e Resultados

 

O sistema oferece múltiplas formas de compartilhamento adaptadas aos diferentes tipos de acesso (Figura 10). Opções de compartilhamento incluem:

• - Link compartilhável: Gere um URL que pode ser distribuído via e-mail, WhatsApp ou portais acadêmicos.

• - Link interno: Funciona exclusivamente para contas logadas com privilégio de acesso institucional (docentes, servidores UFOPA).

• - Permitir acesso a todas as contas logadas: Facilita resposta de toda a comunidade acadêmica sem necessidade de convites individuais.

• - Transferência de propriedade: Permite que outro usuário assuma a responsabilidade administrativo do formulário (Figura 11 e 12).

Essas opções garantem flexibilidade para pesquisas com escopo interno (apenas comunidade UFOPA) ou externo (parceiros e públicogeral).

 

 

                                                                   Figura 10: compartilhamento

 

                                                      Figura 11: Transferir a propriedade

 

 

                                     Figura 12: selecionar o proprietário

 

 

 

10 Configurações Avançadas de Segurança e Controle

A plataforma oferece controles robustos para garantir integridade dos dados e conformidade com prazos institucionais. Funcionalidades disponíveis:

Configurações de Resposta:

• - Armazenar respostas de forma anônima: Desvincula respostas da identidade do respondente, garantindo confidencialidade para pesquisas sensíveis.

• - Permitir múltiplas respostas por pessoa: Habilita que um único respondente submeta o formulário várias vezes (útil para avaliações contínuas).

• - Permitir edição das próprias respostas: Concede ao respondente a opção de alterar suas respostas após o envio inicial.

Controle Temporal:

• - Definir data de expiração: O formulário fica indisponível automaticamente após uma data especificada, útil para campanhas com prazo definido.

Gerenciamento de Ciclo de Vida:

• - Fechar formulário: Interrompe o recebimento de novas respostas, mas permite visualização dos dados já coletados.

• - Trancar formulário permanentemente: Bloqueia tanto novas respostas quanto modificações futuras, garantindo imutabilidade dos dados (importante para auditorias).

• - Arquivar formulário: Move o formulário para um espaço de arquivo, limpando o painel principal sem deletar os dados.

Gerenciamento de Propriedade:

• - Transferir propriedade: Designa outro membro da comunidade acadêmica como responsável administrativo do formulário, facilitando transferências de responsabilidade entre equipes ou gestões.

 

12 Suporte e Boas Práticas

Para melhor aproveitar a plataforma:

• - Faça testes: Sempre visualize seu formulário antes de distribuir.

• - Seja claro nas instruções: Utilize a descrição para contextualizar respondentes.

• - Use perguntas obrigatórias com moderação: Ative apenas para campos essenciais.

• - Análise regularmente: Não aguarde o fim da coleta para revisar dados parciais.

• - Organize em blocos: Para formulários longos, divida em seções temáticas.

• - Compartilhe corretamente: Use links internos para comunidade UFOPA; links públicos apenas quando necessário.